Un courrier professionnel commence par une structure claire: en-tête avec coordonnées, date, objet, salutation, corps du message et formule de politesse. Chaque élément doit être bien positionné. L’en-tête se place en haut à gauche, tandis que la date suit juste en dessous. L’objet doit être précis et court.

Le corps du message est divisé en paragraphes courts, d’environ trois à quatre lignes maximum. Cela améliore la lisibilité. Utilisez des alinéas pour marquer chaque nouveau paragraphe. L’espacement entre les lignes (interligne) doit être suffisant, généralement 1,15 ou 1,5, pour éviter un texte trop dense.

La police de caractères doit être sobre et lisible. Les plus courantes sont Arial, Calibri ou Times New Roman, en taille 11 ou 12 points. Évitez les polices fantaisistes ou trop petites. Le gras ou l’italique peuvent être utilisés avec parcimonie pour mettre en valeur des mots clés, comme un nom ou une date importante.

Alignez toujours le texte à gauche pour une lecture naturelle. Justifier le texte peut créer des espaces inégaux entre les mots, ce qui nuit à la fluidité. Les listes à puces ou numérotées sont utiles pour présenter plusieurs éléments de manière claire, surtout dans les demandes ou les propositions.

• Ne surchargez pas le courrier avec trop d’informations
• Évitez les majuscules excessives, perçues comme des cris
• N’utilisez pas plus de deux polices différentes
• Ne centrez pas tout le texte: cela nuit à la lisibilité
• Vérifiez les marges (2,5 cm minimum sur chaque côté)

De nombreux courriers perdent en crédibilité à cause de fautes de frappe ou d’une mise en page désordonnée. Relisez toujours votre message avant envoi. Vérifiez l’orthographe, la ponctuation et la cohérence du ton. Un courrier trop long décourage la lecture.